A entrada de um paciente no Jardim da Gávea deve ser aprovada pelo médico responsável da Clínica e pode ocorrer de três formas: Programada, Atendimento Ambulatorial e Transferência.
No caso do Entrada Programada, o paciente possui uma indicação de internação de seu médico (interno ou externo à Clínica), que deve ser agendada na Clínica (via ligação ou presencialmente, na recepção).
No caso da Entrada através de Atendimento Ambulatorial, constata-se a necessidade de internação do paciente durante uma consulta ambulatorial. Já no caso da Entrada através de Transferência, constata-se a necessidade de transferência do paciente de um hospital para o Jardim da Gávea, após discussão de seu quadro e de suas condições clínicas entre os médicos responsáveis das duas instituições.
A entrada no Jardim da Gávea possui cinco etapas organizadas pela Clínica. A primeira etapa é a chegada. Com o pedido médico contendo a indicação de internação, a família e o paciente devem se dirigir à recepção da Clínica da Gávea para efetuar o cadastro do paciente.
São solicitados os seguintes documentos:
1) Documento com foto do paciente;
2) Carteira do convênio, quando for o caso;
3) Documento com foto do responsável pela internação.
A etapa seguinte é a da avaliação médica. O paciente passa por uma avaliação do médico plantonista. Nesta consulta, define-se o responsável que acompanhará o paciente ao longo da internação, caso seja necessário. E então, de acordo com a condição clínica e psiquiátrica do paciente, o médico determina sua elegibilidade ao Jardim da Gávea.
Pacientes em estado muito agudo ou em estágio suicida são internados em setores específicos da Clínica, não podendo ficar no Jardim da Gávea enquanto estiverem nessa situação. A permanência no Jardim da Gávea de pacientes em condições mais agudas será avaliada caso a caso, desde que o paciente fique acompanhado 24 horas por dia.
A etapa seguinte é a de admissão. Em caso de internação pelo convênio, o setor administrativo da Clínica da Gávea executa os processos de autorização e pedido de senha junto ao convênio, recebe a família e fornece informações sobre o funcionamento da Clínica e, mais especificamente, do Jardim da Gávea.
Em caso de internação particular, são efetuados os pagamentos referentes às taxas de internação. Por fim, são coletadas as assinaturas necessárias nos documentos de internação.
A penúltima etapa é a revista. Antes de serem acomodados no setor, o paciente, o acompanhante (se houver) e os pertences de ambos passam por uma revista feita por um profissional de enfermagem.
A última etapa é a entrada no setor. Finalmente, após todo esse cuidadoso passo-a-passo, o paciente e seu acompanhante são acomodados no quarto.